대한뉴팜 영업사원의 두 번째 두뇌, Sales Second Brain [AI]

🧠 메모 정리부터 이미지·PPT·엑셀 제작까지, 내 업무를 돕는 AI 비서 만들기

병원에서 들은 요청은 수첩에, 다음 방문 때 확인할 사항은 스마트폰 메모장에, 제품 자료는 별도 폴더에. 영업사원의 업무 정보는 여러 곳에 나뉘어 쌓입니다.

대한뉴팜에는 이미 내부 영업관리 CRM 시스템이 있습니다. 이번 교육은 그와 함께 활용할 수 있는 개인 업무 보조자로서의 AI에 초점을 맞췄습니다. 흩어진 기록을 정리하고, 고객과의 다음 대화를 준비하고, 필요한 자료의 초안을 만드는 비서입니다.

“기록은 해뒀는데, 다음 방문 전에 무엇을 준비해야 하지?”이번 과정은 영업사원이 실제로 마주하는 이런 질문에서 출발했습니다.

📁 먼저, 내 업무를 위한 ‘프로젝트’ 만들기

AI 비서를 활용하려면 내가 하는 일과 참고할 자료, 일을 처리하는 기준을 알려줘야 합니다. 이번 과정에서는 그 작업 공간으로 ChatGPT의 프로젝트 기능을 활용하도록 구성했습니다.

프로젝트는 하나의 업무나 주제에 필요한 파일·지침·대화를 모아두는 공간입니다. 관련 자료를 프로젝트에 올리고, 그 안에서 업무별 대화를 시작해 같은 자료와 지침을 활용하는 방식입니다. 영업 업무라면 공식 제품 자료와 병원 방문 기록을 모으고 면담 준비나 자료 정리를 요청할 수 있습니다.

• 공식 제품 자료: 제품 정보를 확인하고 설명 자료를 만들 때 참고할 근거
• 가상의 병원 방문·통화 기록: 고객 요청, 약속, 담당자 변경 등 업무의 흐름
• 프로젝트 지침: 제공된 기록을 근거로 답하고, 미확인 내용은 추측하지 않도록 하는 작업 기준

제품 자료를 참고하는 대화, 다음 면담을 준비하는 대화처럼 결과물별로 대화를 나누면 업무 흐름을 정리하기 좋습니다. 프로젝트에 모은 자료를 바탕으로 필요한 초안을 요청하고 수정해 나갑니다.

⚙️ AI에게 나의 역할과 업무 기준 알려주기

같은 질문이라도 업무 상황과 원하는 결과가 분명해야 활용하기 좋은 답을 받을 수 있습니다. 교육 준비 과정에서는 영업사원이 자신의 역할과 업무 특성을 설명하는 사용자 지정 지침도 구성했습니다. 자주 하는 업무, 필요한 답변 형식, 확인되지 않은 정보를 처리하는 기준 등을 정리하는 방식입니다.

개인 전반의 응답 기준을 설정하는 사용자 지정 지침과 특정 업무 공간에 적용하는 프로젝트 지침을 구분해 소개합니다. 프로젝트에서는 해당 공간의 지침을 중심으로 업무별 기준을 구체화합니다.

“나는 어떤 일을 하고, 어떤 도움을 받고 싶은가?”AI 비서 설정은 이 두 가지를 구체적으로 설명하는 데서 시작합니다.

📝 방문 기록을 읽고, 다음 면담 준비하기

실습용으로 준비한 자료는 가상의 병원 3곳에 대한 방문·통화 기록 9개입니다. 제품 자료를 요청받은 뒤 추가 확인을 약속한 경우, 담당자가 바뀐 경우, 요청사항 중 일부만 처리한 경우처럼 후속 업무를 판단해야 하는 상황을 담았습니다.

이 기록을 바탕으로 고객이 요청한 내용, 이미 완료한 일과 아직 남은 일, 약속한 날짜와 전달 대상, 다음 면담 전에 준비할 자료와 확인할 질문을 정리하도록 요청합니다. 핵심은 기록을 다음 행동으로 연결하는 것입니다. AI가 정리한 내용은 영업사원이 원래 기록과 대조하고 실제 상황에 맞게 보완합니다.

🔎 공식 자료를 찾아, 고객의 질문에 맞게 정리하기

“이 자료가 최신 내용인가요?” “두 함량의 차이를 한 장으로 볼 수 있을까요?” 고객에게 이런 요청을 받으면 자료를 찾는 것부터 필요한 항목을 골라 정리하는 일까지 이어집니다.

이번 과정에서는 대한뉴팜의 공식 공개 제품 자료를 모으고 고객의 요청에 맞춰 필요한 정보를 정리하는 사례를 준비했습니다. 제품명, 성분과 함량, 공식 출처 등 무엇을 근거로 정리했는지 확인할 수 있는 자료를 만드는 데 초점을 맞췄습니다. AI가 제시한 내용은 공식 문서와 대조하고 최신 여부는 별도로 확인합니다. 자료에 없는 정보는 확인할 항목으로 남깁니다.

📊 한 장 비교 자료에서 3장짜리 PPT로

자료의 내용을 찾았다면 다음은 전달하기 좋은 형태로 만드는 단계입니다. 두 함량의 정보를 한 장으로 비교하고 이를 다시 3장짜리 설명용 파워포인트 초안으로 발전시키는 사례를 준비했습니다. 같은 근거 자료라도 한눈에 비교할 때와 순서대로 설명할 때 필요한 구성이 다르기 때문입니다.

고객의 요청에 필요한 내용을 선별하고 각 장의 역할을 분명하게 정합니다. 프로젝트의 자료와 관련 대화를 바탕으로 초안을 발전시키되 최종 내용과 표현은 원문에 맞는지 확인합니다.

🖼️ 대화로 이미지를 만들고 수정하기

이미지 생성 역시 업무에 필요한 결과물을 만드는 방법 중 하나입니다. 원하는 장면을 설명해 초안을 만들고 결과를 보며 수정할 부분을 구체적으로 요청합니다.

교육 준비 과정에서는 인물의 방향과 자세, 의상, 배경 등을 바꾸는 이미지 작업도 다뤘습니다. 이 과정에서 중요한 것은 결과를 보고 무엇을 유지하고 무엇을 바꿀지 정확하게 말하는 것입니다. “다시 만들어 줘”보다 “같은 인물을 유지하면서 손을 내리고, 정면을 보게 해줘”처럼 수정 대상을 분명히 하는 방식입니다.

🧾 영수증 여러 장을 엑셀 정산표로

외근을 마친 뒤에도 정리할 일은 남습니다. 식사·커피·주차·주유 영수증을 모으고 날짜와 사용처, 금액을 옮겨 적어야 합니다. 경비정산 실습은 교육용 영수증 이미지를 AI에 제공하고 필요한 정보를 추출해 항목별 표와 엑셀 파일로 만드는 흐름으로 구성했습니다.

“이 영수증들을 정리해서 경비정산표를 만들어 줘. 날짜, 사용처, 금액, 항목을 표로 정리해 줘.”

아래 안내서는 프로젝트 지침과 실습 순서를 함께 담은 자료입니다. 영수증 사진 준비 → AI에게 정리 요청 → 원본과 결과 대조의 흐름으로 활용할 수 있습니다.

AI가 만든 표는 원본 영수증과 대조해 누락·중복·금액을 확인하고, 회사의 정산 기준에 맞게 마무리합니다. 안내서의 금액과 거래 내용은 교육용 예시입니다.

🗺️ 약속 시간에 맞춰 방문동선 준비하기

방문동선도 영업 업무에 바로 연결되는 활용 사례입니다. 천안·아산 지역 병원 4곳의 약속 시간과 예상 면담 시간을 제시하고 병원 주소를 찾아 지도와 방문 계획으로 정리하는 상황을 준비했습니다.

이미 정해진 약속 시간을 지키면서 이동할 수 있는지, 주차와 이동 여유가 필요한 구간은 어디인지 함께 검토합니다. AI가 제안한 주소와 이동시간도 실제 출발 전에 확인합니다.

🧠 기록하고, 준비하고, 만드는 일을 함께

이번 Sales Second Brain [AI] 과정은 영업사원이 일상 업무에서 도움받을 수 있는 지점을 구체적으로 찾는 데 초점을 맞췄습니다. 방문 기록에서는 다음 행동을 찾고 공식 자료에서는 고객에게 필요한 정보를 정리합니다. 이를 비교표·슬라이드로 발전시키고 이미지·엑셀까지 목적에 맞는 결과물을 만들어 보는 구성입니다.

기존 CRM과 함께 활용하면서 개인의 메모, 자료 정리, 면담 준비와 반복 업무를 돕는 AI 비서. 대한뉴팜의 업무 상황에 맞춰 이번 교육을 설계한 방향입니다.

프로젝트 기능 참고: OpenAI 공식 안내 — Projects and chats